Hyvä ohjelma ei yksinään tee onnistunutta kick-offia
Kun syksyn kick-off on vietetty, mitä toivotte osallistujien muistavan siitä vielä viikkojenkin päästä?
Monessa organisaatiossa kick-off -päivän suunnitteluun käytetään paljon aikaa. Ohjelma hiotaan huolellisesti, aikataulut rakennetaan ja käytännön järjestelyt varmistetaan. Silti yksi tärkeimmistä asioista jää yllättävän usein liian vähälle huomiolle: millainen kokemus päivästä osallistujille syntyy.
Parhaimmillaan kick-off kirkastaa yhteisiä tavoitteita, vahvistaa yhteishenkeä ja antaa suunnan koko syksylle. Huonoimmillaan päivä jää irralliseksi tapahtumaksi, josta muistetaan lähinnä tarjoilut.
Mistä onnistunut kick-off siis oikeasti rakentuu?
Onnistuminen alkaa selkeästä tavoitteesta
Ennen kuin ensimmäistäkään puhujaa varataan tai ohjelmaa suunnitellaan, kannattaa pohtia mitä haluatte kick-offilla saada aikaan.
Onko tavoitteena sitouttaa henkilöstöä, kertoa organisaation uudesta suunnasta, suunnitella tulevaa vai lisätä yhteistyötä tai juhlistaa onnistumisia? Kun tavoite on selkeä, myös ohjelman suunnittelu helpottuu. Jokaisella puheenvuorolla, työpajalla ja keskustelulla pitäisi olla oma tehtävänsä tavoitteen saavuttamisessa.
Oikea tapahtumapaikka tukee päivän tavoitteita
Ympäristö vaikuttaa paljon siihen, millainen tunnelma päivän aikana syntyy ja kuinka helposti ihmiset kohtaavat toisensa, ja siksi niihin kannattaakin panostaa.
Jos tavoitteena on keskustelu ja yhteisöllisyys, kannattaa valita pienempi, tunnelmallisempi tila, joka tukee niitä. Jos taas ohjelmassa on paljon esityksiä, tekniikan ja näkyvyyden on toimittava moitteettomasti.
Hyvin suunniteltu ympäristö tekee osallistumisesta helppoa ja auttaa pitämään keskittymisen olennaisessa.
Huolehdi, että myös etäosallistujat kokevat olevansa mukana
Nykyään kaikki osallistujat eivät välttämättä ole samassa paikassa. Osa työskentelee etänä, osa toisella paikkakunnalla, ja joskus osallistuminen estyy muuten. Silti jokaisen pitäisi saada mahdollisuus osallistua tasavertaisesti.
Laadukas striimaus varmistaa, että kaikki kuulevat, näkevät ja voivat osallistua sujuvasti, riippumatta siitä, mistä käsin päivään osallistuu. Kun tekninen toteutus toimii, osallistujien huomio voi keskittyä olennaiseen: yhteisiin tavoitteisiin, keskusteluun ja päivän sisältöön.
Vaikuttava sisältö tarvitsee vakuuttavat esiintyjät
Kick-offissa kerrotaan usein organisaation tärkeimmät viestit koko syksyä ajatellen. Siksi myös niiden esille tuomiseen kannattaa panostaa.
Asiantuntijakaan ei nimittäin aina ole automaattisesti varma esiintyjä. Selkeä rakenne, vakuuttava puhe ja eleet, sekä kyky kohdata yleisö vaikuttavat siihen, kuinka hyvin viestit jäävät mieleen. Esiintymistaitoja voi ja kannattaakin harjoitella aivan kuten mitä tahansa muutakin työelämätaitoa. Pienilläkin muutoksilla puheenvuoroista tulee usein huomattavasti vaikuttavampia.
Hyödynnä yhteinen päivä myös varautumiseen
Kick-off kokoaa organisaation saman pöydän ääreen, ja siksi se on myös erinomainen hetki käydä läpi asioita, jotka helposti jäävät kiireisessä arjessa taka-alalle.
Monessa organisaatiossa esimerkiksi kriisi- ja häiriötilanneviestinnän toimintamallit on laadittu vuosia sitten, mutta niitä ei ole päivitetty muuttuneeseen toimintaympäristöön. Jo lyhyt keskustelu siitä, miten organisaatio toimisi odottamattomassa tilanteessa, voi paljastaa kehityskohteita, jotka on huomattavasti helpompi korjata ennakkoon kuin keskellä kiireisintä kriisiä.
Onnistunut kick-off näkyy vielä pitkään tapahtuman jälkeen
Hyvä kick-off luo pohjan onnistuneelle syksylle. Jos kaipaatte sparrausta esimerkiksi tapahtuman suunnitteluun tai viestintään, osallistujakokemukseen, striimaukseen tai esiintyjien valmisteluun liittyen, autamme mielellämme. Samalla voi olla hyvä hetki varmistaa, että myös organisaation kriisiviestinnän toimintamallit ovat ajan tasalla ennen syksyn kiireitä.
