Joulunajan kriisiviestintä: mitä jokaisen yrityksen tulisi tietää
Joulu on monille rauhoittumisen ja perhejuhlien aikaa, mutta yrityksille ja organisaatioille joulunpyhät voivat tuoda mukanaan viestinnällisiä haasteita. Kriisit eivät katso kalenteria, joten hyvä valmius ja harkittu toiminta ovat avainasemassa myös lomakauden aikana. Tässä viisi käytännön vinkkiä, joilla varmistat tehokkaan ja empaattisen kriisiviestinnän joulun aikaan.
1. Laadi valmiussuunnitelma etukäteen
Kriisiviestinnän perusta on huolellinen valmistautuminen. Ennen joululomaa varmista, että organisaatiosi kriisiviestintäsuunnitelma on ajan tasalla. Kartoita yleisimmät riskit, kuten tietomurrot ja toimitushäiriöt, sillä se auttaa reagoimaan niihin nopeasti. Määritä kriisiviestinnästä vastaavat henkilöt ja varmista, että he ovat tavoitettavissa joulun pyhinä. Tarkista myös, että kaikki kriisiviestintään tarvittavat alustat, kuten sähköposti, sosiaalisen median tilit ja verkkosivustot, ovat käytössä ja toimivat moitteettomasti.
2. Määritä henkilöstön vastuut ja resurssit
Joulun aikaan monet ovat lomalla, joten henkilöresurssien varmistaminen on erityisen tärkeää. Kriisiviestinnästä vastaavien henkilöiden valitsemisen lisäksi on hyvä varmistaa heille sijaiset, jotka voivat tarvittaessa hypätä mukaan. Laadi kriisiviestintätiimin henkilöille ja sijaisille selkeät toimintasuunnitelmat ja tarjoa tarvittavat resurssit. Huolehdi, että kaikki avainhenkilöt ovat tavoitettavissa ja päivitä heidän yhteystietonsa.
3. Pysy proaktiivisena viestinnässä
Nopea reagointi on kriisiviestinnän kulmakivi, mutta ennakoiva viestintä voi estää kriisin pahenemisen. Ilmoita siis mahdollisista häiriöistä etukäteen. Jos tiedät ennakkoon esimerkiksi toimitusvaikeuksista tai huoltokatkoista, tiedota niistä hyvissä ajoin asiakkaille ja sidosryhmille. Voit myös luoda valmiiksi viestipohjia, joita voi nopeasti muokata eri kriisitilanteisiin sopiviksi. Seuraa tilannetta aktiivisesti: pidä silmät ja korvat auki sosiaalisen median kanavissa ja uutisissa, jotta tiedät heti, jos jotain merkittävää tapahtuu.
4. Säilytä empatia ja avoimuus
Joulun aikaan viestinnän sävy on erityisen tärkeä. Vaikka kriisi vaatisi nopeita toimia, älä unohda inhimillisyyttä. Ole empaattinen ja muista, että viestisi vastaanottajat saattavat olla stressaantuneita tai huolissaan. Tunnusta heidän tunteensa ja osoita, että otat tilanteen vakavasti. Pidä viestintä avoimena ja kerro rehellisesti, mitä on tapahtunut, ja miten tilanne aiotaan ratkaista. Vältä jargonia ja pidä viestisi selkeänä. Tarjoa apua eli anna konkreettisia ohjeita ja resursseja, joiden avulla vastaanottajat voivat toimia tilanteessa.
5. Jäljitä ja analysoi kriisi huolellisesti
Kun kriisi on ohi, älä siirry suoraan normaaliin toimintaan, vaan käy tapahtumat huolellisesti läpi. Tee tilannearvio ja mieti, mikä sujui hyvin ja mitä voisi parantaa tulevaisuudessa. Kerää palautetta sidosryhmiltä ja henkilöstöltä. Hyödynnä opitut asiat ja päivitä kriisiviestintäsuunnitelmaa tulevia tilanteita varten.
