Etätyö muuttaa viestintää – nämä opit olemme tehneet arjessa

Meillä Effetillä työpäivä alkaa harvoin samasta paikasta. Yksi avaa koneen kotitoimistolla, toinen on juttukeikalla kaupungilla ja kolmas työskentelee ehkä junasta käsin.

Etätyö on ollut meille arkea kohta kahden vuoden ajan. Samalla se on muuttanut yllättävän paljon sitä, miten viestimme keskenämme ja asiakkaiden kanssa. Se on tuonut mukanaan paljon hyvää, mutta myös pakottanut meidät katsomaan viestintää aivan uudesta kulmasta.

Suurin oivallus on ollut yllättävän yksinkertainen: etätyö ei itsessään tee viestinnästä parempaa tai huonompaa, se vain tekee siitä näkyvämpää. Jos jokin ei toimi, se huomataan nopeasti.

Työrauha on etätyön paras ja haastavin puoli

Meillä etätyön paras puoli on ollut alusta asti selkeä, ja se on työrauha.

Kun keskeytyksiä on vähemmän, pystymme keskittymään paremmin esimerkiksi kirjoittamiseen, suunnitteluun ja visuaaliseen työhön. Moni asia syntyy nopeammin, kun sen saa tehdä omassa rytmissä.

Samaan aikaan olemme kuitenkin huomanneet, mitä jää etätyön myötä pois. Ne pienet, mutta hyvin tärkeät suunnittelemattomat hetket. Ideat, jotka syntyvät ohimennen, tai keskustelut, jotka lähtevät rönsyilemään ilman agendaa. Etätyössä niitä ei synny itsestään.

Ja juuri niitä olemme alkaneet kaivata. Siksi olemme oppineet luomaan näille hetkille tilaa tietoisesti, eli varaamaan aikaa yhteiselle ideoinnille ja vapaalle keskustelulle.

Etänä tieto ei kulkeudu sattumalta perille

Yksi konkreettisimmista opeistamme liittyy tiedonkulkuun. Toimistolla moni asia tuli tietoon puolivahingossa. Etätyössä näin ei käy. Olemme oppineet kantapään kautta, että jos jotain ei sanota ääneen tai kirjoiteta, viesti jää varmasti matkan varrelle.

Se on pakottanut meidät muuttamaan omaa toimintaamme. Meidän on pitänyt opetella sanomaan asiat selkeämmin, jakamaan keskeneräisiäkin ajatuksia ja kysymään herkemmin. Se ei ole aina luontevaa, mutta kun siinä onnistutaan, viestintä selkeytyy.

Hyvä etäpalaveri ei synny itsestään

Etäpalaverit ovat nyky-yhteiskunnassa jo normaali osa arkea, mutta hyvät etäpalaverit eivät silti ole itsestäänselvyys. Tärkeintä etäpalavereiden suhteen onkin ymmärtää, että kaikki etäpalaverit eivät ole tarpeellisia, ja osa niistä vie enemmän energiaa kuin antaa.

Olemme huomanneet, miten keskustelu jää helposti pintapuoliseksi tai osa porukasta hiljenee, jos palaverilla ei ole selkeää rakennetta. Toisaalta ilman rajausta keskustelu voi myös lähteä rönsyilemään liikaa. Siksi olemme alkaneet kiinnittää enemmän huomiota siihen, miten palaverit vedetään.

Meille toimiva etäpalaveri tarkoittaa selkeää tavoitetta, aktiivista fasilitointia ja sitä, että kaikille jää tilaa osallistua. Muuten palaveri jää helposti pelkäksi pintapuoliseksi asioiden läpikäynniksi.

Yhteisöllisyys vaatii enemmän kuin ennen

Suurin oivalluksemme liittyy kuitenkin yhteisöllisyyteen. Olemme huomanneet, että etätyössä se ei synny itsestään, eikä myöskään pelkillä palavereilla. Yhteisöllisyys vaatii sitä, että ihmiset kokevat kuuluvansa samaan porukkaan, ja se syntyy usein pienistä asioista.

Etänä nämä hetket täytyy rakentaa tietoisesti. Siksi olemme alkaneet arvostaa yhteisiä hetkiä eri tavalla. Ne eivät ole vain mukava lisä, vaan välttämätön osa toimivaa työyhteisöä.

Asiakastyössä etäisyys näkyy molempiin suuntiin

Asiakastyössä etätyö on helpottanut arkea monella tavalla. Voimme tehdä haastatteluja ja projekteja joustavasti paikasta riippumatta, ja esimerkiksi sisällöntuotannossa etähaastattelut säästävät aikaa ja helpottavat työskentelyä.

Mutta asialla on myös kääntöpuolensa. Jos kaikki kohtaamiset tapahtuvat etänä, yhteys asiakkaaseen voi jäädä ohuemmaksi. Luottamus syntyy usein helpommin silloin, kun tavataan myös kasvokkain. Se ei tarkoita, että joka kohtaamisen täytyy tapahtua kasvokkain, mutta livekohtaamisia on hyvä olla edes joskus.

Mitä olemme oppineet?

Kun katsoo taaksepäin, opit ovat lopulta aika konkreettisia. Etätyö toimii silloin, kun viestintä toimii, ja viestintä toimii vain, jos siihen panostetaan tietoisesti.

Meidän työarjessamme se tarkoittaa esimerkiksi sitä, että:

• sanomme asiat ääneen emmekä oleta
• jaamme tietoa aktiivisesti, emmekä odota, että se kulkeutuu luoksemme
• varaamme aikaa keskustelulle, emme pelkälle tiedottamiselle
• ja tapaamme kasvokkain, kun se on mahdollista

Etätyö on tuonut meille paljon hyvää: keskittymistä, joustavuutta ja vapautta. Samalla se on pakottanut meidät miettimään viestintää tarkemmin kuin ennen. Ja se on ollut oiva muistutus siitä, että hyvä viestintä ei synny sattumalta, vaan tekemällä.