Valmistaudu syksyyn viestinnän avulla – 5 asiaa, jotka kannattaa tehdä nyt

 

Kesäpäivät ovat pian parhaimmillaan, mutta monessa yrityksessä katseet alkavat jo kääntyä syksyyn. Kun lomat päättyvät ja arki pyörähtää käyntiin, kalenteri täyttyy usein nopeasti palavereista, projekteista ja kampanjoista. Juuri siksi nyt on hyvä hetki ottaa pieni etumatka ja viestinnän keinoin varmistaa, että syksy käynnistyy hallitusti eikä kaaoksella.

Tässä viisi keinoa, jotka auttavat sinua ja tiimiäsi tekemään syksystä selkeämmän ja hallitumman:

1. Tee tavoitteet näkyväksi, selkeästi ja toistuvasti

Strategia voi olla kuinka hieno tahansa, mutta ilman viestintää se ei tavoita ketään. Syksyn kiireessä on tärkeää, että yhteiset tavoitteet eivät jää vain johdon kalvoihin tai muistioihin.

Visualisoi tavoitteet ja tuo ne näkyväksi eri kanavissa: tiimipalavereissa, uutiskirjeissä, intran artikkeleissa tai vaikka kahvihuoneen seinällä. Mitä useammin ja monipuolisemmin tavoitteista viestitään, sitä paremmin ne muistetaan ja niihin sitoudutaan. Voit esimerkiksi laatia infografiikan syksyn viidestä päätavoitteesta ja jakaa sen koko tiimille.

2. Laita projektiviestintä kuntoon ennen kuin kiire iskee

Syksy tuo usein mukanaan useita yhtäaikaisia projekteja, ja ilman kunnollista viestintäsuunnitelmaa kaaos on vain ajan kysymys.

Syksyn projektit kannattaakin suunnitella viestinnällisesti jo etukäteen: mikä tieto kuuluu kenelle, miten se kulkee ja mitä pitää dokumentoida? Hyvä viestintäsuunnitelma säästää aikaa ja vähentää väärinkäsityksiä. Voit esimerkiksi laatia tärkeimmille projekteille sivun mittaisen viestinnän muistilistan, jossa määritellään roolit, aikataulut ja kanavat.

3. Tuo rytmiä ja rauhaa sisältökalenterilla

Kun arki kiihtyy, sisällöntuotanto on helposti ensimmäinen asia, joka jää muiden kiireiden jalkoihin. Siksi suunnitelmallisuus on valttia. Sisältökalenteri auttaa rytmittämään viestintää ja jakamaan vastuuta tiimissä.

Hyvä kalenteri kertoo, milloin mitäkin julkaistaan, missä kanavassa ja kuka sisällöstä vastaa. Samalla se auttaa varmistamaan, että viestinnässä näkyy koko yrityksen toiminta ja ettei tärkeitä aiheita unohdu. Muista aloittaa pienestä: laadi kalenteri ensin seuraavalle kolmelle kuukaudelle ja tarkenna sitä sitten kuukausittain.

4. Vähennä epäselvyyksiä ja säästä aikaa

Selkeä viestintä ei ole vain kohteliaisuutta, se on tehokkuutta. Kun tieto on helposti saatavilla, ymmärrettävässä muodossa ja ajantasaisena, vältetään ylimääräisiä kysymyksiä, viivästyksiä ja turhautumista.

Päivitä ohjeet, prosessikuvaukset ja työkalulistat. Viesti niistä aktiivisesti, esimerkiksi sisäisessä uutiskirjeessä tai intrassa. Mitä vähemmän arvailua, sitä enemmän aikaa itse tekemiseen. Kysy tiimiltäsi, missä tiedonkulku tökkii juuri nyt, ja tee siihen parannus.

5. Luo motivaatiota ja sitouta sisäisellä viestinnällä

Syksy on usein uuden aloittamisen aikaa. Viestinnän avulla voit rakentaa tunnelmaa, tuoda esiin onnistumisia ja luoda tunnetta yhteisestä suunnasta.

Kerro tiimillesi, miten kesän jälkeen jatketaan, mitä uutta on tulossa ja mihin panostetaan. Nosta esiin onnistumisia ja kuuntele tiimiäsi: anna heidän kertoa, mitä he odottavat tulevalta kaudelta. Tämä luo tunnetta yhteisestä tekemisestä ja auttaa sitouttamaan koko porukan yhteisiin tavoitteisiin.