Vähennä kuormitusta, viesti suunnitelmallisesti

Vuoden alku on monessa organisaatiossa uuden alun aikaa. Kalenterit ovat vielä osittain tyhjiä, tavoitteita kirkastetaan ja tekemistä käynnistellään. Juuri nyt on hyvä hetki pysähtyä yhden kysymyksen äärelle: onko viestintänne sujuvaa vai tuntuuko se ainaiselta kiireeltä?

Moni kokee viestinnän kuormittavana siksi, ettei sitä ole suunniteltu. Sisältöjä tehdään lennossa, someen julkaistaan silloin kun ehditään ja tärkeät asiat nousevat esiin usein vasta viime hetkellä. Lopputuloksena on tunne siitä, että viestintä vie aikaa, mutta ei välttämättä tuota toivottua hyötyä.

Viestinnän kuormitusta voi kuitenkin keventää yllättävän pienillä muutoksilla.

Säästä aikaa suunnitelmalla

Ilman suunnitelmaa viestintä reagoi jatkuvasti ulkoisiin ärsykkeisiin: joku muistaa yhtäkkiä tärkeän asian, josta olisi hyvä tehdä postaus, kampanja pitäisi saada nopeasti ulos tai somekanava on ollut liian pitkään hiljaa. Kun suunta puuttuu, jokainen julkaisu tuntuu omalta projektiltaan.

Kevytkin viestintäsuunnitelma auttaa ennakoimaan. Kun tiedätte etukäteen, mistä asioista viestitte ja milloin, päätöksenteko helpottuu ja arki rauhoittuu.

Määrittele ydinviestit

Yksi suurimmista viestinnän kuormittajista on ajatus, että kaikesta pitäisi kertoa. Todellisuudessa kaikesta viestiminen ei luo avoimuutta, vaan sekavuutta.

Selkeä ja toimiva viestintä syntyy valinnoista. Kun ydinviestit on määritelty, kaikkea muuta on helpompi jättää pois. Kun tiedätte, mikä on teille tärkeää juuri nyt tässä hetkessä, viestintä muuttuu kevyemmäksi. Julkaisut tukevat toisiaan, sisältöjä voi hyödyntää useammassa kanavassa ja viestintä tuntuu hallitulta kokonaisuudelta.

Hyödynnä jo olemassa olevaa

Viestintä kuormittaa usein myös siksi, että sen ajatellaan olevan jatkuvaa uuden luomista. Todellisuudessa suurin osa sisällöistä voidaan tehdä jo olemassa olevan materiaalin pohjalta. Yksi ajatus taipuu blogiksi, somepostaukseksi ja videoksi. Yksi projekti tuottaa useita hetkiä, joista voi viestiä. Kun sisältöjä kierrätetään ja jalostetaan, viestintä vie vähemmän aikaa. Samalla viestit pysyvät johdonmukaisina ja tunnistettavina.

Vähennä kuormitusta ammattilaisen avulla

Kaikilla organisaatioilla ei ole aikaa, resursseja tai osaamista rakentaa viestintää yksin. Silloin ammattilaisen hyödyntäminen ei ole ylimääräinen kuluerä, vaan tärkeä keino kuormituksen vähentämiseen.

Usein ulkopuolinen katse auttaa näkemään sen, mihin itse on jo tottunut. Moni asiakas huokaa helpotuksesta jo siinä vaiheessa, kun asiat saadaan paperille. Kun vastuu ei ole yhden ihmisen harteilla ja tekeminen on suunnitelmallista, viestintä tukee liiketoimintaa sen sijaan, että se kuormittaisi arkea.

Tarkastele viestintää uudesta näkökulmasta

Vuoden alku on erinomainen hetki tarkastella viestintää uudesta näkökulmasta. Sen sijaan että viestintä olisi ikuinen rastittamaton kohta tehtävälistalla, siitä voi tulla sujuva osa arkea. Sellainen, joka tuo selkeyttä, näkyvyyttä ja tuloksia ilman jatkuvaa kiireen tunnetta.

Ja jos viestintä tuntuu juuri nyt raskaalta, se ei tarkoita, että teette liikaa. Todennäköisesti teette liian yksin.