Hyvä viestintä alkaa sanoista – mitä kannattaa tehdä ja mitä välttää

Jokaiselle viestinnän ammattilaiselle on hyvin selvää, että sanoilla on valtaa. Ne voivat rakentaa siltoja tai luoda etäisyyttä. Ne voivat kutsua keskusteluun tai sulkea oven. Sen takia hyvä viestintä ei ole sattumanvaraista. Se on sanojen tarkkaa valintaa, tarkoituksenmukaista muotoilua ja inhimillistä näkökulmaa.

Mitä siis kannattaa tehdä, ja mitä välttää, kun haluat, että jokainen viestisi on mahdollisimman vaikuttava ja ymmärrettyään oikein?

Ymmärrä vastaanottajasi kieltä

Ei ole olemassa yhtä taikasanaa, joka toimisi aina kaikessa. Sanat, jotka toimivat hyvin yhdessä tilanteessa, voivat tuntua vierailta tai vääriltä toisessa. Sanavalintoja miettiessä kannattakin pohtia kohderyhmää: puhutteletko B2B-ammattilaisia, kuluttajia vai henkilökuntaa? Kirjoitatko innostavaa somepostausta vai virallista raporttia?

Kun tunnet kohderyhmäsi, osaat valita sellaiset sanat, jotka puhuttelevat heitä.

Vältä monimutkaisuutta

Vaikka hienot termit voivat kuulostaa vakuuttavilta, ne eivät välttämättä tee viestistäsi selkeämpää. Jos tekstin ymmärtämiseen menee enemmän energiaa kuin itse asian pohtimiseen, viesti ei enää kanna.

Jos tekstissä puhutaan synergiaeduista ja integroiduista toimintamalleista, lukija saattaa nyökytellä, mutta jää miettimään, mistä viestissä oikeastaan on kyse. Hyvä nyrkkisääntö onkin yksinkertainen: kirjoita niin, että sinua on helppo ymmärtää jo ensimmäisellä lukukerralla. Kun sanoma on selkeä, se myös jää mieleen.

Valitse sanat, jotka rakentavat luottamusta

Sanavalinnat voivat kertoa paljon arvoistasi ja tavastasi viestiä. Esimerkiksi sanat kuten yhdessä, selkeästi ja aidosti viestivät yhteistyötä, läpinäkyvyyttä ja inhimillisyyttä, eli arvoja, joita yleisö arvostaa nyt enemmän kuin koskaan.

Vältä sanoja, jotka sisältävät aggressiivisia sävyjä tai luovat paineita, kuten pakko tai vaatia, ellei tilanne sitä erityisesti edellytä. Muista, että pehmeä, kunnioittava kieli rakentaa luottamusta.

Testaa viestisi sävyä

Sanat eivät elä yksin, vaan ne saavat merkityksensä myös kontekstista ja sävystä. Sama lause voi tuntua eri sävyiseltä riippuen rytmistä, painotuksesta ja ympärillä olevista sanoista.

Hyvä tapa varmistaa, että sanojesi sävy on oikea, on lukea viesti ääneen ennen julkaisemista tai pyytää kollegaa katselemaan sitä ulkopuolisin silmin. Jos jokin kohta kuulostaa liian monimutkaiselta, karsi se. Jos jokin tuntuu liian kovalta, pehmennä sitä.

Muista, että sanat ovat vain väline

Sanat ovat symboleja, ja niiden merkitys syntyy siitä, miten ne kohdataan vastaanottajan mielessä. Viestinnän tavoitteena ei ole vain näyttää hyvältä, vaan sen on tarkoitus lisätä ymmärrystä ja edistää vuorovaikutusta.

Siksi hyvä viestintä katsoo aina ihmistä viestin takana. Se valitsee sanat, jotka avaavat ovia, eikä sulje niitä. Se kertoo asiat niin, että vastaanottaja ei jää miettimään, mitä viestillä oikeasti tarkoitetaan.

Kuva: Freepik