Remontti tulee keskelle jonkun arkea
Koko tiimi on valmistautunut tähän palaveriin usean päivän ajan. Tasan aamuyhdeksältä neuvotteluhuoneessa istuu omien avainhenkilöiden lisäksi kaksitoista vierasta. Kahvi höyryää kupeissa ja tuoreen pullan tuoksu täyttää tilan. On aika aloittaa esitys. Sillä samalla hetkellä seinän takana käynnistyy timanttipora ja pistävä ääni kaikuu kaikkien korvissa.
Isännät olivat kyllä havainneet käynnissä olevan kiinteistön saneerauksen ja tottuneet pieniin häiriöihin, mutta tämän aamun meluavista töistä heille ei ollut kerrottu. Palaverin jatkaminen tilassa on mahdotonta. Tilanne nolottaa ja harmittaa koollekutsujia, jotka joutuvat pyytämään anteeksi vierailtaan.
Yksi ajoissa lähetty viesti olisi muuttanut monen ihmisen aamun. Tärkeä palaveri olisi voitu järjestää muualla tai toisena ajankohtana. Nyt koko yhteistyön käynnistyminen on vaakalaudalla.
Onnistunut korjaushanke ei tarkoita vain laadukasta teknistä toteutusta. Yhtä tärkeä on varmistaa, että tilojen käyttäjien arki jatkuu mahdollisimman sujuvana myös töiden aikana.
Ennakkotieto antaa tiloissa toimiville mahdollisuuden mukautua. Ihmiset sopeutuvat vaikeisiinkin tilanteisiin, kun he tietävät mitä tapahtuu, miksi ja kuinka kauan haitta jatkuu. He ovat valmiita muuttamaan suunnitelmiaan, joustamaan ja keksimään ratkaisuja, kunhan vain tietävät niiden tarpeesta riittävän ajoissa.
Yhtä tärkeää kuin työmaan eri vaiheiden suunnittelu, töiden vaiheistus ja resurssien mitoittaminen, on suunnitelmista kertominen. Tilojen käyttäjät tarvitsevat tiedon siitä, missä työskennellään parhaillaan, mitä on suunniteltu tehtäväksi seuraavaksi ja mitkä työvaiheet ovat jo valmistuneet. Valmistumisesta kertominen tekee etenemisen näkyväksi ja auttaa hahmottamaan, että hankaluuksilla on päätepiste.
Kerro siis selkeästi ja käyttäjän kielellä työvaiheiden ajankohta, sijainti, arvioitu kesto, käytännön vaikutukset ja anna tarvittavat toimintaohjeet. Muista huolehtia myös siitä, että tieto on satunnaisten kiinteistössä kävijöiden – kuten tiloissa toimivien yritysten asiakkaiden ja tavaroita toimittavien alihankkijoiden – saatavilla helposti ja ajankohtaisesti. Rappukäytävään teipattu A4 hankkeesta, sen toteuttajista ja suunnitellusta päättymisajankohdasta ei ole riittävä tieto.
Erityisen tärkeää on toimia nopeasti, jos aikataulu tai suunnitelma muuttuu. Tieto ei ole tärkeä vain urakkaa toteuttaville, vaan kaikille kiinteistössä asioiville.
Työmaalla vastaava mestari ohjaa organisaationsa toimintaa. Hyvin usein hän on myös se henkilö, joka vastaa päivittäin useisiin puhelimella tuleviin kysymyksiin. Puheluita tulee sitä enemmän, mitä heikommin viestintä hankkeessa on hoidettu. Puheluihin käytetty aika on pois mestarin työmaan yleiseen seurantaan ja valvontaan käytetyistä resursseista. Hyvin hoidettu viestintä vähentää puhelut minimiin, ja hyödyttää siten kaikkia osapuolia. Käyttäjät voivat suunnitella arkeaan ja miettiä ratkaisuja haastaviin tilanteisiin, ja urakoitsijan asiantuntijat voivat keskittyä omiin vahvuuksiinsa: töiden yhteensovittamiseen, laadukkaaseen toteutukseen ja työvaiheiden suunnitelmalliseen etenemiseen.
Korjaushankkeen laadukas viestintä edellyttää hyvää valmistautumista. Käyttäjien toivomat ja satunnaisten kävijöiden saavutettavat viestintäkanavat on selvitettävä ennalta, ja viestinnällä on oltava vastuuhenkilö. Käyttäjien ajan tasalla pitäminen edellyttää aktiivista, ennakoivaa ja säännöllistä tiedonvälitystä.
Muista, että remonttia tehdään aina jonkun arjen keskellä. Jokainen yllätys arjessa aiheuttaa hämmennystä ja pahaa mieltä.
Olemme toimineet useammissa korjaushankkeissa urakoitsijan oikeana kätenä, viestinnästä vastaavana RemppaOnline®-kumppanina. Hankkeista saatu palaute ja asiakastyytyväisyys ovat olleet huippuluokkaa. Tilojen käyttäjät ovat kokeneet pysyvänsä ajan tasalla työmaan etenemisestä ja ovat saaneet riittävästi tietoa oman toimintansa sopeuttamiseen.
Aivan kuten rakentamisessa, myös viestinnässä kannattaa panostaa laatuun ja hyvään suunnitteluun.
