Vaadi parempaa remppaviestintää, osa 2
Kiinteistö Oy Tampereen Klingendahl päätti keväällä 2015 noin viiden miljoonan euron korjaushankkeen aloittamisesta. Meidän tehtäväksemme annettiin peruskorjauksen viestintä liikekiinteistön yrityksille ja osakkaille.
Viestinnän suunnitteleminen aloitettiin pala kerrallaan. Tiedottaja jalkautui ensiksi yritysten juttusille ja kirjasi muistiin, minkälaista viestintää ne tarvitsevat ja mitä ehtoja ne toisaalta viestinnälle asettavat. Tarpeet ja toiveet vaihtelivat suuresti, sillä Klingendahlin seinien sisäpuolella ahertaa noin 70 yritystä yksinyrittäjistä satojen työntekijöiden pörssiyhtiöön.
Haastattelujen pohjalta korjaushankkeelle rakennettiin viestintäsuunnitelma. Se sisältää viestinnän tavoitteet ja periaatteet, keinot ja kanavat sekä viestintätoimien aikataulutuksen. Suunnitelmaa päivitettiin ja tarkennettiin sitä mukaa kun hanke eteni ja kokemusta kohderyhmästä kertyi lisää.
Tehtiin myös kriisiviestintäsuunnitelma, joka sisälsi käytännön toimintaohjeita pahan päivän varalle. Onneksi kriisisuunnitelmaan ei Klingendahlissa tarvinnut turvautua.
Kun peruskorjaus alkoi, viestintä pyörähti täyteen vauhtiin. Tiedottaja piti päivittäin yhteyttä pääurakoitsijan työmaamestariin. Tämän antamien työmaatietojen pohjalta julkaistiin joka perjantai viikkotiedote ja muita tiedotteita tarvittaessa.
Lisäksi avattiin kaikille avoin, arkisin kello 8–16 päivystävä sähköpostikanava, johon sai lähettää yleisiä ja omia tiloja koskevia kysymyksiä peruskorjauksesta. Kanavasta tuli supersuosittu. Yritysten tiedontarve oli suorastaan ehtymätön.
Laskimme, että vajaat puolitoista vuotta kestäneen remontin aikana kanavaan tuli yhteensä 1337 yhteydenottoa! Näiden lisäksi kysymyksiä lähetettiin suoraan tiedottajan sähköpostiin. Entäpä jos kaikki kysymykset olisivat tulleet työmaamestarille? Olisiko hän ehtinyt muuta tehdäkään kuin vastata niihin?
Näin toimittiin:
o Viestintä suunniteltiin kohderyhmän tarpeiden mukaan.
o Viestintä pahan päivän varalle mietittiin erikseen. Sovittiin, kuka mahdollisessa kriisissä ottaa ohjat käsiinsä.
o Luotiin foorumi kysymyksille, ja niihin vastattiin mahdollisimman ripeästi.
