Vinkkejä sujuvaan remonttiviestintään

19.09.2016 08.34
Klingendahlin viestintätiimi

Vuosi ilmanvaihdon peruskorjauksen viestintää on nyt takana Klingendahlissa. Työt jatkuvat vielä marraskuun loppuun asti, jolloin kiinteistössä palataan normaaliin järjestykseen. Effetin viestintätiimille on karttunut kasapäin kokemusta, samoin uusia ideoita ja osaamista.

Projekti on vahvistanut käsitystämme, että korjausrakentaminen on ennen kaikkea palveluliiketoimintaa, joka ei voi onnistua ilman ennakolta suunniteltua, oikea-aikaista viestintää.

Mitä asioita remonttiviestinnän suunnittelussa ja toteuttamisessa on syytä ottaa huomioon?

Ehkä perustavin asia on viestintätarpeiden erilaisuus. Klingendahlissa työskentelee viitisensataa työntekijää useilta eri toimialoilta. Odotukset viestinnältä vaihtelevat hurjasti. Yhdelle riittää suuntaa-antava info lähiajan peruskorjaustoimista, toinen odottaa niistä lähes päiväkohtaista tietoa suunnitellakseen omaa toimintaansa. Ja onhan se selvää: ohjelmistosuunnittelija voi yleensä väistyä remontin tieltä väliaikaisesti etätyöhön, kampaaja ja terapeutti eivät.

Vinkki 1: tunne kohderyhmäsi ja heidän tarpeensa kuin omat taskusi.

Jokaisen remontin osavaiheen jälkeen Effetin viestintätiimi on kerännyt osakkailta ja liiketilojen käyttäjiltä palautetta sekä viestinnästä että remontin yleisestä sujumisesta.

On tullut kiitosta ja totta kai myös kritiikkiä. Kriittisimmin on kommentoitu töiden etenemistä. Haastetta riittää, kun peruskorjaustyömaalla työskentelee usean eri aliurakoitsijan työntekijöitä ja seuraavaan työvaiheeseen päästään vasta kun edellinen on tehty. Effetin vastaus sujuvampaan toimintaan on mobiiliapplikaatio, jota kehitetään Klingendahlin viestintäprojektin osana. Se mahdollistaa reaaliaikaisen viestinnän paitsi tilojen käyttäjille, myös urakoitsijoiden kesken.

Vinkki 2: tue hankkeen toimijoiden sisäistä viestintää, jotta autat töiden sujuvaa etenemistä.

Koska tiedonjano on remontissa valtavaa, kirjallisten viikkotiedotteiden tueksi perustettiin palautekanava, joka on osoittanut tarpeellisuutensa. Kanava saattaa toimia joskus myös paineentasaajana, ja hyvä niin. Viikkotiedottamisen lisäksi hankkeessa on tuotettu tilojen käyttäjille lisämateriaaleja, kuten erilaisia käyttöohjeita, jotka on otettu vastaan tyytyväisinä.

Vinkki 3: perehdy sisältöihin, tiedä mistä puhut ja avaa kanava vastavuoroiselle viestinnälle.

Taloyhtiöiden tiedonvälitykseen tarvitaan resursseja

19.08.2016 15.12
Runsas Jari

Kiinteistöliitto Pirkanmaan tuore selvitys vahvisti, että viime syksynä julkaistu Viestintäsuositus taloyhtiöille ei toistaiseksi ole jalkautunut arkeen.

Edes ammattilaiset – isännöitsijät – eivät tunne suosituksen sisältöä kovin hyvin, eivätkä siinä ehdotetut toimet siten näy asukkaiden tiedonsaannissa.

Peräti puolet kyselyyn vastanneista isännöitsijöistä ja seitsemän hallituksen puheenjohtajaa kymmenestä tunnustivat, etteivät tunne suosituksen sisältöä.

Viestintäsuositus taloyhtiöille syntyi tarpeesta. Oikeusministeriön Asunto-osakeyhtiölakia koskeva verkkokysely osoitti, että tiedonkulussa on suuria puutteita. Palautteen seurauksena Kiinteistöliitto, Isännöintiliitto ja ministeriö perustivat työryhmän, joka ansiokkaasti laati suosituksen. Viestintäsuosituksessa annetaan kokonaiskuva taloyhtiön viestintää koskevasta lainsäädännöstä ja sitä täydentävästä hyvästä tavasta.

Suositusta on kritisoitu liian vaativaksi. Sitä se onkin, jos tiedonvälitykseen ei taloyhtiössä varata minkäänlaisia resursseja. Talkoovoimin toteutettuna monet suosituksen ehdotukset tuntuvat haastavilta.

Isännöintisopimuksistakaan ei ole nykyisellään juuri apua. Viestintävastuita ei ole määritelty tai jos onkin, vastuun sisältöä ei ole yksilöity. Kuka silloin arvioi sopimusehtojen täyttymisen ja millä kriteereillä?

Suosituksessa esitettyjä toimia ei tarvitse toteuttaa kaikkia kerralla. Taloyhtiöiden hallituksissa olisi kuitenkin hyvä laatia suunnitelma siitä, miten tiedonvälitystä omassa yhtiössä voidaan parantaa. Hyvä suunnitelma välitavoitteineen on yleensä paras tapa saada muutos alkuun. Säännöllisellä viestinnällä voidaan lisätä avoimuutta, parantaa asukasviihtyvyyttä ja vähentää ristiriitoja.

Syksyllä ensi vuoden talousarviota laadittaessa on myös hyvä keskustella, olisiko syytä varata edes pieni määräraha siihen, että asukkaiden tiedontarpeisiin voitaisiin vastata nykyistä paremmin.

Viestintakysely graafit 1

 

 

Tieto lisää tuskaa. Eihän toki!

13.03.2016 11.07
Klingendahlin viestintätiimi


Tampereen Klingendahlin liikesiipi meni elokuussa 2015 remonttiin. Kiinteistön väsyneesti henkivä ilmanvaihto peruskorjataan, lämmitysjärjestelmää uusitaan ja kiinteistö varustetaan kaukojäähdytyksellä.

Peruskorjaus tehdään neljässä vaiheessa kiinteistönosa kerrallaan. Liiketiloja ei tyhjennetä remontin ajaksi, vaan Klingendahlin noin 150 yritystä ja yhteisöä elävät seuraavan vuoden enemmän tai vähemmän poikkeusoloissa.

Tiesitkö muuten, että Klingendahlissa käy nykyisin enemmän ihmisiä töissä kuin 1900-luvun alussa, jolloin kiinteistössä toimi teollisuusmies Fabian Klingendahlin perustama villakangaskutomo. Yrityksiä on monipuolisesti eri toimialoilta kampaamoista asianajo- ja insinööritoimistoihin, ja asiantuntijoita ohjelmistokehittäjistä fysio- ja toimintaterapeutteihin ja liikkeenjohdon konsultteihin.

Lähtötilanne on haastava. Miten otetaan huomioon tilojen käyttäjien yksilölliset tarpeet, jotta he voivat työskennellä peruskorjauksesta huolimatta? Miten luodaan mahdollisimman positiivista mielialaa, vaikka pora laulaa ja pöly lentää? Toisaalta taas tiedetään, että ihmiset sopeutuvat väliaikaisesti hankaliinkin oloihin, jos heillä on niistä tarpeeksi tietoa tulevasta ja mahdollisuus suunnitella toimintaansa etukäteen.

Effet Oy tarttuu rohkeasti tilanteeseen ja osallistuu Klingendahlin peruskorjaukseen viestinnän asiantuntijana. Tavoitteena on viestinnän keinoin sujuvoittaa peruskorjauksen etenemistä ja tukea tilojen käyttäjiä ja osakkaita. Parannamme tiedonkulkua myös hankkeessa toimivien ammattilaisten välillä. Viestinnän avainsanoja ovat ennakointi, suunnitelmallisuus, selkeys ja tarvelähtöisyys. Tiedotetaan oikeista asioista oikeille ihmisille oikeaan aikaan.

Miksi puhelin ei soi? Koska sen ei tarvitse!

Suunnitellut ja säännölliset viestintätoimet tiedonkulun parantamiseksi tuottivat tulosta jo peruskorjauksen ensimmäisinä viikkoina. Rakennuttajan ja urakoitsijan puhelimet eivät ole soineet samaan tahtiin kuin yleensä korjaushankkeissa, sillä yhteydenottoja ja kyselyjä tilojen käyttäjiltä ja osakkailta on tullut hämmästyttävän vähän. Hyvän viestinnän ansiosta ammattilaiset saavat työrauhan keskittyä ydintehtäviinsä, jolloin työn tuottavuus ja aikataulussa pysyminen paranevat.


Klingendahl uudistuu logo














Palvelumme

Hybridiviestintä Effet palvelee sinua viestintätarpeissasi.

Vakuuta & vaikuta

Vakuuta printtimedialla. Aktivoi digimedialla. Vai päinvastoin? Tarkoitus sanelee välineet ja viestit.

Erotu

Miksi juuri sinun yrityksesi, eikä kilpailija? Kun brändi on kirkas, ei tarvitse selittää.

Kehitä

Resurssit käyttöön tehokkaasti. Uusia ideoita ja toimintamalleja. Suunnitelmallisuutta ja asianhallintaa.

Näytä

Kun kuva kertoo kaiken.
Kun sanat eivät riitä.
Kun look & feel ratkaisee.

Copyright © Effet. Kaikki oikeudet pidätetään.

Brändi- ja verkkoilme: Daddy Finland Oy • Tekninen toteutus: JJ-Net Group Oy.